Excelでは、数値や名前の入力ミスがあると、正しいデータ集計や検索ができなくなることがあります。
データベースとして使う以上、正しい形式のデータを入力することがとても重要です。
そこで役立つのが、「データの入力規則」 機能です。
入力時にチェックをかけることで、数字や日付、文字列などの入力内容をあらかじめ制限でき、間違ったデータの入力を防ぐことができます。
PR
データの入力規則とは？
「データの入力規則」は、Excelに入力できる値の条件をあらかじめ設定しておく機能です。
例えば次のようなチェックを設定できます。
- 数値が入力されているかどうか
- 存在しない日付（例：4月31日）が入力されていないか
- 入力が空欄になっていないか
このように条件を設定することで、不正確なデータを防ぎ、正しいデータベースを維持することができます。
入力規則の設定手順
入力規則の設定は次の3ステップで行います👇
- 入力規則を設定したいセル範囲を選択
- メニューの「データ」タブをクリック
- 「データの入力規則」を選択し、条件を設定
使用例①：数字しか入力できないようにする
社員番号など、数値のみ入力が許可される項目には入力規則が有効です。
誤って文字や記号を入力できないように設定してみましょう。
社員番号の列を選択し、メニューの「データ」タブから「データの入力規則」をクリックします。
「データの入力規則」ダイアログボックスが表示されるので、ここで入力条件を設定します。
- 入力値の種類：「整数」
- データ：「次の値の間」
- 最小値：「1」
- 最大値：「1000」
これで、1〜1000の範囲内の整数以外は入力できなくなります。
「エラーメッセージ」タブでは、不正なデータを入力したときの動作を設定できます。
| スタイル | 動作内容 |
|---|---|
| 停止 | 入力を拒否して修正を促す |
| 注意 | 入力はできるが警告を表示 |
| 情報 | 軽い通知のみ表示 |
たとえば、社員番号には必ず数字を入れてほしい場合は「停止」を選びましょう。
この設定をしておくと、文字などの数字以外を入力したときにエラーメッセージが表示され、データを登録できなくなります。
たとえば、「A123」と入力してEnterを押すと、次のような警告ウィンドウが表示されます。
「再試行」をクリックすれば、再度正しい数値を入力し直すことができます。
このように、不正なデータの入力を防ぎ、表の整合性を保てるのが「データの入力規則」の大きなメリットです。
まとめ
「データの入力規則」を使えば、Excelに入力できる値を制限し、入力ミスを防ぐことができます。
数値・日付・文字列などの形式をチェックすることで、正確で整ったデータベースを作る第一歩になります。
業務でのデータ管理や分析を正確に行うためにも、ぜひこの機能を活用してみましょう。
