仕事の手順書や会議のメモ、アプリの操作マニュアルなど、私たちは日常的にさまざまな「文書」を利用しています。ITの世界では、こうした情報を記録・共有する文書をまとめて「ドキュメント」と呼び、業務やプロジェクトを円滑に進めるうえで重要な役割を担っています。
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ドキュメントとは
ドキュメント（Document）とは、
文字や図表などを用いて情報を記録した文書のことです。
IT分野では特に、システム開発や業務運用の過程で作成される仕様書・設計書・議事録など、プロジェクトに関する記録全般を指します。
ドキュメントの役割
ドキュメントは、関係者全員が同じ情報を共有し、認識のズレを防ぐために重要です。
主な役割：
- 情報共有の基準となる
- 作業内容や手順を明確にする
- プロジェクトの進行を円滑にする
- 後任者への引き継ぎを容易にする
- 品質や作業履歴を記録する
主なドキュメントの種類
- 要件定義書：システムに必要な機能や目的を整理した文書
- 設計書：システムの構造や動作の仕組みをまとめた文書
- 議事録：会議内容や決定事項を記録した文書
- 操作マニュアル：ソフトウェアや機器の使い方を説明した文書
ドキュメントが重要な理由
■ 情報共有と認識の統一
関係者が同じ理解で作業を進められます。
■ 品質の向上
仕様や手順が明確になることでミスを防げます。
■ 属人化の防止
特定の担当者しか分からない状況を避けられます。
■ 引き継ぎの効率化
担当変更や運用継続がスムーズになります。
「ドキュメント」と「ドキュメンテーション」の違い
- ドキュメント：仕様書やマニュアルなどの個々の文書（モノ）
- ドキュメンテーション：文書作成のプロセスや資料全体（コト）
まとめ
ドキュメントは、情報を記録・共有し、業務やプロジェクトを円滑に進めるための重要な文書です。要件定義書やマニュアルなどを適切に整備することで、品質向上や属人化防止、効率的な引き継ぎが可能になります。現代ではクラウドツールの活用により、より迅速で柔軟な情報共有が実現されています。
